Στις πολυκατοικίες η πρόσβαση στο επίδομα θέρμανσης βρίσκεται ουσιαστικά στα χέρια των διαχειριστών, οι οποίοι αποτελούν τον σύνδεσμο ανάμεσα στους ενοίκους και την πλατφόρμα της ΑΑΔΕ. Μια λανθασμένη ή ελλιπής καταχώριση μπορεί να στερήσει από τους δικαιούχους την οικονομική ενίσχυση που δικαιούνται, ακόμη κι αν πληρούν πλήρως τα εισοδηματικά και περιουσιακά κριτήρια. Γι’ αυτό και από τη Δευτέρα 10 Νοεμβρίου 2025, όταν ανοίξει η πλατφόρμα myΘέρμανση, οι διαχειριστές θα πρέπει να κινηθούν άμεσα και με προσοχή για να δηλώσουν όλα τα απαραίτητα στοιχεία των διαμερισμάτων και των ενοίκων.
Το πρώτο βήμα είναι η είσοδος στην εφαρμογή «Διαχείριση Χιλιοστών Πολυκατοικίας» μέσα από το myΘέρμανση. Εκεί, οι διαχειριστές καλούνται να καταχωρίσουν τα χιλιοστά συμμετοχής κάθε διαμερίσματος στις δαπάνες θέρμανσης και να εξασφαλίσουν πως το συνολικό άθροισμα είναι ακριβώς 1000. Η κατανομή αυτή πρέπει να ισχύει για όλο τον χρόνο και η δήλωσή της αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση για να ενεργοποιηθεί η δυνατότητα καταβολής της οικονομικής ενίσχυσης προς τους δικαιούχους ενοίκους.
Παράλληλα πρέπει να δηλωθούν ο ΑΦΜ του διαχειριστή ή της εταιρείας διαχείρισης, ο ενδεχόμενος ΑΦΜ της πολυκατοικίας, ο αριθμός παροχής του κοινόχρηστου ρεύματος, καθώς και τα ονοματεπώνυμα των φυσικών προσώπων που κατοικούν σε κάθε διαμέρισμα και δεν το χρησιμοποιούν ως επαγγελματικό χώρο. Εφόσον η θέρμανση πληρώνεται μέσω κοινοχρήστων, καταχωρίζονται επίσης τα στοιχεία των σχετικών αποδείξεων ή ειδοποιητηρίων πληρωμής, μαζί με το ποσό που αντιστοιχεί σε κάθε δικαιούχο.
Μόλις υποβληθεί έστω μία αίτηση από δικαιούχο ένοικο, ενεργοποιείται η δυνατότητα πληρωμής, με την προϋπόθεση ότι όλα τα καταχωρισμένα στοιχεία συμφωνούν μεταξύ τους. Είναι απαραίτητο τα στοιχεία των παραστατικών αγοράς πετρελαίου θέρμανσης – κυρίως ο ΑΦΜ και ο αριθμός παροχής ρεύματος – να ταυτίζονται πλήρως με αυτά που δηλώθηκαν στην πλατφόρμα. Διαφορετικά, η αίτηση μπορεί να απορριφθεί.
Όταν ένας διαχειριστής επιλέξει τα παραστατικά θέρμανσης να εκδίδονται στον ΑΦΜ της πολυκατοικίας, θα πρέπει να δηλώσει αυτόν τον αριθμό στο προφίλ της. Μετά την καταχώριση δεν μπορεί να γίνει αλλαγή ούτε διαγραφή, ενώ στις αιτήσεις των ενοίκων θα συνεχίσει να αναγράφεται ο ΑΦΜ του διαχειριστή ή του εκπροσώπου.
Σε περίπτωση αλλαγής διαχειριστή, απαιτείται δημιουργία νέου προφίλ πολυκατοικίας στην πλατφόρμα και οι ένοικοι οφείλουν να καταθέσουν εκ νέου τις αιτήσεις τους μέσω αυτού. Αν δεν υπάρχει κοινόχρηστη παροχή ρεύματος ή επίσημα ορισμένος διαχειριστής, θα πρέπει όλοι οι ιδιοκτήτες και ένοικοι να συμφωνήσουν στο πρόσωπο που θα αναλάβει τον ρόλο, καθώς και στον αριθμό παροχής που θα χρησιμοποιηθεί ως κοινόχρηστος.
Τέλος, στις πολυκατοικίες όπου κάθε διαμέρισμα έχει δικό του καυστήρα θέρμανσης, οι ιδιοκτήτες ή ένοικοι υποχρεούνται να υποβάλουν ατομική αίτηση σαν να κατοικούν σε μονοκατοικία, εξασφαλίζοντας ξεχωριστά παραστατικά για την προμήθεια καυσίμου.
Οι παραπάνω διαδικασίες καθιστούν τους διαχειριστές κρίσιμη «γέφυρα» ανάμεσα στο κράτος και τα νοικοκυριά. Η έγκαιρη ενημέρωσή τους και η σωστή συμπλήρωση όλων των απαιτούμενων στοιχείων αποτελούν αναγκαία προϋπόθεση ώστε κανένας δικαιούχος να μην χάσει το επίδομα που έχει ανάγκη, ιδίως ενόψει ενός ακόμη χειμώνα με υψηλό ενεργειακό κόστος.
